Udgivet 18.05.20
Det er ikke nemt at være virksomhed i en Corona-tid. Men det bliver lidt nemmere med en god plan. Eller faktisk flere gode planer. Er planerne og håndteringen af krisen god nok, kan de tilmed lede til vækst.
Beredskaber får deres ilddåb, når en krise som Corona-virus rammer. Det gælder statens og sundhedsmyndighedernes beredskab, og det gælder beredskabet hos de virksomheder, der måtte lukke ned fra den ene dag til den anden.
- Mange virksomheders beredskabsplaner tager højde for en epidemi med en smitsom virus, da de indeholder en plan for, hvordan virksomheden skal håndtere, at 20-25% af medarbejderne ikke kommer på arbejde i en periode pga. sygdom. Men meget få af dem har planer for et scenarie, hvor cashflowet – virksomhedens eksistensgrundlag – forsvinder, som det er sket for mange under Corona-krisen, siger Jesper Florin, der er leder af sikringsafdelingen hos DBI.
Derfor skal man ikke have dårlig samvittighed over sin beredskabsplan, hvis den ikke indeholdt en klar plan for, hvordan Danmarks nedlukning skulle håndteres. For det er ikke det, en beredskabsplan er til for. Den skal hjælpe virksomheder ved en hændelse – en kortvarig afbrydelse eller et umiddelbart problem for virksomheden som f.eks. en brand – og sikre, at medarbejderne ved, hvad de skal gøre for at håndtere situationen på den bedste måde. Men beredskabsplanen kommer til kort, når en hændelse bliver til en regulær national krise. Og især, når krisen er så langvarig som Corona-krisen.
- De fleste virksomheder, som aktiverede deres beredskabsplan i starten af Corona-krisen, måtte også hurtigt udøve kriseledelse for at sikre virksomhedens overlevelse, siger Jesper Florin.
Her er ledelsens opgave at udarbejde en specifik plan for, hvordan virksomheden sikrer sin drift – en Business Continuity Plan.
- Afskediger man medarbejdere? Sender man dem hjem? Skal de arbejde hjemmefra? Har man den nødvendige IT-infrastruktur til, at alle arbejder hjemmefra? Mange har i forbindelse med Corona-krisen måttet købe IT-løsninger i en fart, og det er dyrt. Skal man tilpasse forretningen, så man f.eks. bringer sine varer ud under krisen, og hvordan sikrer man det? spørger Jesper Florin retorisk og fortsætter:
- Planen skal sikre, at driften fortsætter, selvom den er nedsat – f.eks. under tiltag som tvungne hjemsendelser, eller hvis man pludseligt mister adgang til sine bygninger.
En krise har også en udløbsdato, og før den er ovre, er der behov for en tredje plan. Nemlig en genopretningsplan, der kortlægger vejen tilbage til normal drift.
- Når krisen er ved at være ovre, skal der iværksættes handlinger, der bringer virksomheden tilbage til normal produktion. Planen skal se fremad og bl.a. tage højde for, hvor hurtigt man kan få sine medarbejdere tilbage, afhængigt af om de er afskediget, eller der skal rekrutteres og optrænes nye. Desuden skal den tage højde for, hvad man skal bruge, når man kan producere igen. Skal alle i en branche bruge den samme råvare for at producere, vil efterspørgslen stige voldsomt, når krisen er ovre. Derfor skal man overveje at købe den nu, så man ikke bliver udkonkurreret efter krisen, siger Jesper Florin og fortsætter:
- Mange bliver klogere i løbet af krisen. Måske kunne man klare sig med færre medarbejdere end forventet, eller måske har brugen af IT-løsninger og videomøder vist sig at spare tid i hverdagen, og man kan forbedre effektiviteten ved at holde fast i dem. Den slags erfaringer indgår også i en god genopretningsplan, siger Jesper Florin.
På den måde kan planerne blive mere end blot defensive tiltag. For de, der kommer bedst gennem krisen, kommer tilbage med flest kræfter til et marked, hvor alle har lidt. Eller sagt med andre ord – hvor der er mulighed for at snuppe markedsandele.
- Tænker man i de baner, kan en krise give en bedre forretning i sidste ende, siger Jesper Florin.
For nuværende er det en fordel for de virksomheder, der har business continuity-planer og genopretningsplaner. Men i fremtiden kan de ligefrem blive et krav for virksomheder af en vis størrelse, på samme måde som der kom krav til bankerne om ekstra polstring efter finanskrisen.
- Vi er tilbøjelige til at glemme, hvad vi har været igennem og undlade at indarbejde erfaringerne i vores planlægning og beredskab. Men der bør komme krav fra forsikringsselskaber og lovgivere om, at virksomheder udarbejder planer på de her områder, så man er bedre forberedt i fremtiden. Det er allerede tilfældet i andre lande, siger Jesper Florin.
Beredskab- og krisestyringsplan
En beredskabsplan er en virksomheds plan for, hvad den skal gøre i tilfælde af uheld. Planen minimerer uheldets omfang og sikrer, at virksomheden hurtigt reagerer på en hændelse, så den ikke udvikler sig til en krise. Planen kan omfatte scenarier som f.eks. brand, personskade, udslip af kemikalier, datanedbrud, shitstorme i medierne, eller at en leverandør pludseligt ikke kan levere råvarer.
Business Continuity plan
Business continuity-planen er lavet til regulære kriser, der kan true virksomhedens eksistensgrundlag –
som Corona-krisen, hvor hjemsendelser kan gå hårdt ud over virksomheders cashflow. Planen skal sikre, at virksomheden er indrettet og forberedt på at fortsætte forretningen så godt som muligt og med nedsat produktion.
Genopretningsplan
Vejen fra en krise tilbage til normal drift er kortlagt i en genopretningsplan. Planen skal sikre, at virksomheden løbende får medarbejdere tilbage, får indkøbt de rette materialer og på alle måder gradvist kan begynde en normalisering af produktionen.
